L’archivage des documents électroniques vise la conservation à moyen ou long terme de l’intégrité d’une information ou d’un document. Cette démarche est différente d’une simple sauvegarde restituant des données à un état antérieur. Le but de l’archivage électronique est de recueillir, classer et conserver des informations afin que celles-ci puissent être consultées ultérieurement, sans modifications. Pour le mettre en pratique, il est bon de tenir compte de divers paramètres.
Respecter les conditions de conformité des documents dématérialisés
Le traitement des documents dématérialisés est assez délicat. Ces données sont faciles à modifier et à falsifier par des entités malveillantes. C’est pourquoi il faut faire très attention aux personnes qui peuvent y accéder dans le cadre d’un archivage. Le plus important est de respecter les conditions de conformité des documents dématérialisés. Vous pouvez cliquer sur la vidéo suivante pour avoir des informations sur la bonne façon de faire de l’archivage électronique.
Sachez que c’est une nécessité de faire en sorte que les données archivées soient stockées sur un support adapté, fiable, résistant au temps et conforme à 100 % au document original papier. Ces données doivent être lisibles et authentiques. La DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) impose que des solutions conformes et certifiées soient utilisées, et ce, depuis la loi anti-fraude de la TVA 2018.
Dans l’univers professionnel, on constate une généralisation de la dématérialisation. Les factures, contrats, devis et biens d’autres documents sont numérisés et sont transmis ou reçus. Face à cette réalité, la question légitime qui se pose est la suivante : est-ce que ces documents sont valables sur le plan juridique ? Ce qui est de mise actuellement est l’archivage à valeur probante, une démarche que les entreprises doivent considérer. Elle leur permet de garantir la conformité des documents archivés avec la loi française, et ainsi leur donner une valeur juridique.
Vos archives ont une valeur probante si elles respectent certaines conditions. L’authenticité du document doit par exemple être garantie. À ce propos, il est important de préciser qui est le créateur du document, quand celui-ci l’a créé et qu’est-ce qu’il contient. En outre, c’est une obligation de garantir l’intelligibilité et l’intégrité du document. À propos d’intégrité, il est question de tout mettre en œuvre pour éviter toute altération, falsification, dénaturation et modification des données depuis la création du document et son transfert dans le système d’archivage. Il faut aussi veiller à une bonne traçabilité du document, de même que sa sécurisation et sa pérennité. Un certificat électronique peut permettre d’authentifier l’origine du document et l’identité de son auteur. Et pour attester l’intégrité du contenu et son horodatage (c’est-à-dire la date et l’heure de sa création), une signature électronique est impérative.
Il est bon de savoir que pour que les documents préservent leur valeur probante, aucune modification n’est autorisée. Mais le préalable à tout est la réalisation d’un contrôle de conformité en amont du processus d’archivage. Cela permet de vérifier que chaque document répond parfaitement aux obligations légales de conformité de la loi française au moment du scellement.
Solutions d’archivage électronique
Après avoir pris connaissance de toutes les conditions à respecter pour faire de l’archivage électronique, vous pouvez passer à la phase pratique. Il est question à ce niveau de mettre en application une solution sûre permettant de faire de l’archivage électronique dans d’excellentes conditions. Et c’est là que la GED (Gestion électronique des documents) prend tout son sens. Il s’agit d’un outil informatisé dont l’objectif est de gérer vos archives de manière à ce que vous puissiez poursuivre la conduite quotidienne de vos activités. Vous pourrez donc continuer à télécharger vos documents, à les modifier à volonté, à les partager et à supprimer ce que vous voulez. Quelle que soit la nature de vos documents, vous pourrez les traiter à partir du GED. Cet outil vous sera d’une grande utilité puisqu’il peut améliorer l’échange et la manipulation des informations au sein de votre entreprise, surtout en élaborant de nombreuses versions d’un même document. Il sera particulièrement facile pour vous de mettre en place des workflows en fonction des processus de validation.
Pour faire de l’archivage électronique, la mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) est vivement recommandée. Cette solution ne se résume pas à prendre des dispositions pour stocker les données à archiver. Sa particularité est qu’elle intègre toutes les règles de Records management, notamment la durée de conservation des documents, leur typologie et leur niveau de confidentialité. Le SAE aide également à conserver, consulter et restituer les documents papier ou données électroniques dans le temps en assurant leur intégrité et leur pérennité.
L’utilisation du coffre-fort électronique est également une solution d’archivage électronique efficace. Comme le coffre-fort physique, ce dispositif fait bénéficier d’un espace très sécurisé pour la protection des documents, de manière à leur concéder une valeur probante. Le coffre-fort permet de contrôler les accès et garantit la traçabilité et l’authenticité des archives. Mais il ne peut remplacer la GED puisqu’il ne permet pas d’assurer la gestion courante d’un document.
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