La dématérialisation des documents est devenue une étape évidente dans la stratégie de performance des entreprises et de l’administration publique dans la mesure où elle permet d’améliorer la sécurisation et la traçabilité des données ainsi que de réduire le délai de traitement de ces dernières. C’est un choix plus qu’évident à prendre pour votre entreprise compte tenu de ces multiples avantages. Il ne s’agit toutefois pas de dématérialiser tout n’importe comment. Pensez à vous assurer que vos documents électroniques ont la même force de loi que leur équivalent original.
La dématérialisation des factures
Depuis 2020, l’émission des factures électroniques est obligatoire en France dans le cadre des relations avec l’administration publique pour toutes les entreprises. Cette obligation va s’étendre à des relations inter-entreprises à partir de 2024. Cette décision étatique a pour finalité de faciliter la traçabilité des revenus des entreprises pour mieux collecter les taxes telles que la TVA et l’impôt sur les bénéfices.
À compter du début de l’année 2024, les entreprises pourraient devoir passer par une plateforme publique pour émettre toutes les factures à destination de leurs clients ou par l’intermédiaire des sites internet privés préalablement validés par l’État. Quel que soit le modèle adopté, cette disposition qui permettra à l’État de lutter contre les fraudes fiscales devrait également renforcer la performance des entreprises en réduisant les limites liées aux impayés.
Sachez que la dématérialisation des flux entrants (dont factures) ne se fait pas n’importe comment. Avant de vous lancer, pensez à sélectionner un service spécialisé dans le domaine ou à recourir à la consultation d’un expert. Ce dernier saura vous recommander l’outil de facturation électronique adapté à votre besoin après vous avoir aidé à répondre aux bonnes questions.
Dématérialisation des documents comptables
La dématérialisation des documents comptables est plus qu’une bonne initiative pour les entreprises. C’est avant tout une obligation qui rentre dans le cadre de la réglementation sur la facture électronique. Désormais, assurez-vous que votre comptable respecte cette obligation pour l’ensemble de ces documents pour tous les rapports avec l’administration fiscale. Les factures client et les factures fournisseurs sont ainsi à dématérialiser. Pareil pour les bulletins de paie et les états de paies de tous vos salariés. Les pièces nécessaires aux versements et à la déclaration des cotisations sociales sont également à numériser pour ensuite être stockées et gérées à l’aide de ses outils comptables informatisés.
Pour les factures des fournisseurs, si ces derniers ne sont pas encore concernés par l’obligation de dématérialisation, vous devez les inciter à vous fournir que des factures électroniques. Dans le cas contraire, le compte devrait les scanner pour les convertir au format PDF de façon à conserver leur authenticité et leur légalité.
Dématérialisation des devis, mandats…
Il est également possible de dématérialiser les devis, c’est même recommandé pour des raisons pratiques étant donné qu’il s’agit d’un document non générateur de valeur ajoutée pour les commerciaux et l’entreprise. Un devis électronique a l’avantage de pouvoir être modifiable en quelques clics suivant l’évolution des commandes ou accords commerciaux avec les clients. Votre client ne peut qu’être content de cette rapidité de traitement et de réception de ses devis. Il pourra ainsi conclure et procéder rapidement au paiement. C’est un atout concurrentiel non négligeable compte tenu de la rapide évolution des prix sur le marché. Vous qui proposez aujourd’hui le meilleur rapport qualité-prix pouvez d’une journée à l’autre être détrôné par vos concurrents. Plus tôt le client signe avec vous, moins il aura le temps de mener une comparaison des prix. Par conséquent, vous aurez plus de chance d’augmenter vos ventes grâce à votre choix d’opter pour des devis électroniques.
La dématérialisation des mandats offre également de nombreux avantages. Elle vous permet de gagner du temps précieux lorsque vous avez un besoin urgent de mandater une personne physique ou morale extérieure pour réaliser certaines tâches. Aujourd’hui, il est de plus en plus courant pour une entreprise de faire appel à des services externes pour réaliser les tâches peu porteuses de valeur ajoutée afin de pouvoir mieux se concentrer sur les missions essentielles. Les mandats électroniques offrent également l’avantage de pouvoir choisir parmi les prestataires les mieux positionnés sur marché national ou international, sans pour autant avoir besoin de les rencontrer physiquement.
Vous adresser à un consultant spécialisé dans la dématérialisation vous sera d’une aide précieuse pour bien choisir les documents à dématérialiser.
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